Rechnungen schreiben - schnell, einfach, wirksam - Die Einführung der E-Rechnung meistern

Die Ware ist bei der zufriedenen Kundschaft eingetroffen, all Ihre Leistungen sind erbracht. Nur eines fehlt noch: Die Bezahlung. Denn vor der Einnahme steht die Rechnungsstellung.

Diese Aufgabe erscheint auf den ersten Blick banal, wirft bei genauerem Hinsehen aber oft Zweifelsfragen auf. Viele schieben daher die Rechnungsstellung vor sich her, insbesondere da nun die Einführung der E-Rechnung unmittelbar bevor steht. Die Umstellung auf elektronische Rechnungen erfordert zwar zunächst häufig eine Veränderung eingeführter Abläufe- bietet andererseits auch Chancen auf neue Strukturen, die von Routinetätigkeiten entlasten. Der aktualisierte Praxisratgeber dient Ihnen als umfassendes Nachschlagewerk zum Thema E-Rechnungen und berücksichtigt die Vorgaben der Finanzverwaltung aus dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024. Checklisten nennen alle Punkte, die bei der Einführung der E-Rechnung im Unternehmen beachtet werden müssen. Erstellen Sie Ihre neuen, individuellen E-Rechnungen mit Hilfe dieses Praxisratgebers.

Sie werden zudem auf alle Besonderheiten hingewiesen, die Sie bei einer Rechnungsstellung ins Ausland oder bei einer Teilrechnung wegen Mängelbeanstandung beachten müssen. Besonders wichtig für kleinere Unternehmen ist das Thema Umsatzsteuer, auf das ausführlich eingegangen wird. Die 4. Auflage widmet sich dem Thema E-Rechnungen ausführlich.

Bei Detailfragen, auch zu den Einsatzmöglichkeiten der DATEV-Lösungen, unterstützt Sie Ihre Steuerberatungskanzlei.

1 Ausstellung von Rechnungen
1.1 Rechnung gem. §14 Abs.1 UStG
1.1.1 Begriff/Bedeutung
1.1.2 Form/Format: Einführung der Elektronischen Rechnung ab 01.01.2025
1.1.3 Einführung der Elektronischen Rechnung
1.1.3.1 Überblick
1.1.3.2 Informieren und planen
1.1.3.3 Rechnungsformate
1.1.3.4 E-Rechnungseingang implementieren
1.1.3.5 E-Rechnungsstellung implementieren
1.1.3.6 Dokumentieren und schulen
1.1.3.7 Detailfragen
1.1.4 Echtheit der Herkunft/Unversehrtheit des Inhalts/Lesbarkeit
1.1.5 Funktion/Zweck der Rechnung
1.1.6 Aufbewahrungspflicht für Rechnung
1.2 Pflicht zur Ausstellung gem. §14 Abs.2 UStG
1.2.1 Steuerpflichtige Werklieferung/sonstige Leistung im Zusammenhang mit Grundstück (§14 Abs.2 S.1 Nr.3 UStG)
1.2.2 Lieferung/sonstige Leistung gem. §14 Abs.2 S.1 UStG
1.2.3 Abrechnung mit Gutschrift gem. §14 Abs.2 S.5 UStG
1.2.4 Abrechnung durch Dritte gem. §14 Abs.2 S.7 UStG
2 Rechnungsinhalte
2.1 Überblick über Inhalt nach §14 Abs.4 S.1 UStG
2.2 Name, Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers (§14 Abs.4 S.1 Nr.1 UStG)
2.3 Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers (§14 Abs.4 S.1 Nr.2 UStG)
2.4 Ausstellungsdatum (§14 Abs.4 S.1 Nr.3 UStG)
2.5 Rechnungsnummer des Ausstellers (§14 Abs.4 S.1 Nr.4 UStG)
2.6 Menge/Art der Lieferung bzw. Umfang/Art der sonstigen Leistung (§14 Abs.4 S.1 Nr.5 UStG)
2.7 Zeitpunkt der Lieferung/sonstigen Leistung (§14 Abs.4 S.1 Nr.6 UStG)
2.7.1 Angabe des Zeitpunkts der Lieferung in einem Lieferschein
2.7.2 Angabe des Zeitpunkts bei Beförderung/Versendung des Liefergegenstands
2.7.3 Angabe des Zeitpunkts der Lieferung bei Verschaffung der Verfügungsmacht
2.7.4 Angabe des Zeitpunkts der sonstigen Leistung
2.7.5 Leistungsdatum bei Dauerschuldverhältnissen
2.8 Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt für Lieferung/sonstige Leistung (§14 Abs.4 S.1 Nr.7 UStG)
2.9 Steuersatz/Steuerbetrag/Steuerbefreiung (§14 Abs.4 S.1 Nr.8 UStG)
2.10 Hinweis auf Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers (§14 Abs.4 S.1 Nr.9 UStG)
2.11 "Gutschrift" bei Ausstellung der Rechnung durch Leistungsempfänger (§14 Abs.4 S.1 Nr.10 UStG)
3 Fehleranfällige Rechnungen
3.1 Anzahlung - Vorauszahlung
3.2 Abschlagszahlung und Schlussrechnung
3.3 Rechnung mit vorher vereinbartem Bonus/Skonto/Rabatt
3.4 Umkehr der Steuerschuldnerschaft - Rechnung
3.4.1 Bestimmte Bauleistungen (§13b Abs.2 Nr.4 UStG)
3.4.2 Gebäudereinigung (§13b Abs.2 Nr.8 UStG)
3.4.3 Irrtümliche Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens 84
3.5 Gastronomie
3.5.1 Bewirtungsrechnung
3.5.2 Außer-Haus-Verkauf - Spar-Menü
3.6 Hotelrechnung
3.7 Rechnungen von Unternehmern bei Personenbeförderung
3.7.1 Taxifahrten
3.7.2 Beförderung von körperlich/geistig Behinderten mit umgerüstetem Fahrzeug
3.8 Rechnungen an andere Unternehmer innerhalb der EU
3.8.1 Innergemeinschaftliche Lieferung
3.8.2 Innergemeinschaftliche Dienstleistungen
3.9 Rechnungen an andere Unternehmer außerhalb der EU
3.9.1 Ausfuhrlieferung
3.9.2 Dienstleistung
4 Fehlerhafte Rechnungen
4.1 Überblick
4.2 Folgen beim Leistungsempfänger und Reaktion
4.3 Berichtigungsfähige Rechnungen (§31 Abs.5 UStDV)
4.4 Durchführung der Rechnungsberichtigung (§31 Abs.5 UStDV)
4.5 Folgen der Berichtigung nach §31 Abs.5 UStDV
4.6 Nicht berichtigungsfähige Rechnungen
4.7 Unrichtiger Steuerausweis
4.7.1 Voraussetzung/Folgen
4.7.2 Rechnungsberichtigung
4.8 Unberechtigter Steuerausweis
4.8.1 Voraussetzung/Folgen
4.8.2 Berichtigung - Voraussetzungen
5 Kleinunternehmer (§19 UStG)
5.1 Voraussetzungen (§19 Abs.1 UStG)
5.2 Steuerfreiheit ab 01.01.2025 mit Einschränkung
5.3 Folgen für die Rechnung
5.4 Fehlerhafter Ausweis der Umsatzsteuer - Folgen
6 Voraussetzung einer Kleinbetragsrechnung
6.1 Folgen für Ausstellung
6.2 Abgrenzung zu Kassenzettel und Quittung
7 Musterrechnungen und Musterschreiben
8 Fazit