Digitalisierung von Geschäftsprozessen im Rechnungswesen - Kompakter Einstieg in die rechtlichen Grundlagen - vom Beleg bis zur Betriebsprüfung

Begriffe wie E-Rechnung, ZUGFeRD, Ersetzendes Scannen, GoBD oder Cloud sind in aller Munde und ebnen den Weg für den Sprung in eine digitale Zukunft. Seitens des Gesetzgebers sind die rechtlichen Voraussetzungen hierfür bereits geschaffen. Auch technologisch sind die digitalen Prozesse längst umsetzbar.

Der Umstieg auf das papierlose Büro führt zu steigender Produktivität, sinkenden Kosten und kürzeren Reaktionszeiten (z. B. bei Lieferanten- und Kundenanfragen).

Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass in einem Unternehmen die bestehenden Arbeitsabläufe hinterfragt und - falls erforderlich - bestehende Prozesse auch verändert sowie althergebrachte Gewohnheiten abgelegt werden. Wichtig für den Umstieg sind ein realistischer Zeitplan und die Einbindung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Unternehmens.

Zur 4. Auflage wurde das Fachbuch komplett an die neue Rechtslage angepasst. Die Aktualisierung betrifft insbesondere die Neuerungen zur E-Rechnung (B2B). Durch die laufende Gesetzgebung waren hier Anpassungen erforderlich.

Zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen werden insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) derzeit zahlreiche Förderprogramme gewährt. Diese umfassen in der Regel Beratungsleistungen und Umsetzungsmaßnahmen im Rahmen der digitalen Transformation. Hierzu zählen beispielsweise die Förderprogramme der Bundesländer.

Für Detailfragen, auch zu den Einsatzmöglichkeiten der DATEV-Lösungen und der Beantragung von Fördermitteln, unterstützt Sie Ihre Steuerberatungskanzlei.

Dem Wachstumschancengesetz, welches die Änderungen zur E-Rechnung enthält, wurde am 22.03.2024 im Bundesrat zugestimmt.

1 Einführung
2 Grundlagen des Rechnungswesens im Unternehmen
2.1 Vorbemerkung
2.2 Funktionen, Adressaten und Bestandteile des betrieblichen Rechnungswesens
2.2.1 Funktionen des betrieblichen Rechnungswesens
2.2.2 Adressaten des betrieblichen Rechnungswesens
2.2.3 Bestandteile des betrieblichen Rechnungswesens
2.3 Rechtsgrundlage zu den Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten
2.3.1 Handelsrechtliche Buchführungspflicht
2.3.2 Steuerrechtliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten
2.3.2.1 Vorbemerkung
2.3.2.2 Außersteuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten
2.3.2.3 Steuerliche Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten
2.4 Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung im digitalen Zeitalter
2.4.1 Allgemeine Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung
2.4.2 GoBD: Buchführung im digitalen Zeitalter
2.4.2.1 Hintergrund und Entstehung der GoBD
2.4.2.2 Anwendungsbereich der GoBD
2.4.2.3 Abgrenzung der betroffenen Systeme und der relevanten Daten
2.4.2.4 Übersicht der einzelnen Grundsätze der GoBD
3 Digitale Buchführung
3.1 Vorbemerkung
3.2 Vorteile einer digitalen Buchführung
3.3 Auslagerung der Buchführung
3.3.1 Vorbemerkung
3.3.2 Buchführung im Ausland
3.3.3 Buchführung in der Cloud
3.4 Unterstützung durch DATEV
4 Belegwesen im digitalen Zeitalter
4.1 Vorbemerkung
4.2 Geordnete Belegablage
4.3 Rechtliche Rahmenbedingungen zum allgemeinen Rechnungsaustausch
4.4 Rechnungsaustausch im digitalen Zeitalter
4.4.1 Vorbemerkung
4.4.2 Verpflichtende elektronische Rechnungsstellung für inländische B2B-Leistungen
4.4.2.1 Neudefinition der elektronischen Rechnung
4.4.2.2 Datensatzstandards für die verpflichtende E-Rechnung (B2B)
4.4.2.3 Datensatzstruktur einer verpflichtenden inländischen E-Rechnung (B2B)
4.4.2.4 Neuerungen für den verpflichtenden inländischen E-Rechnungsprozess (B2B)
4.4.3 Die elektronische Rechnung in der öffentlichen Verwaltung
4.4.4 Überblick über den Bearbeitungsprozess und Vorteile der E-Rechnung
5 Digitale Kassenführung
5.1 Vorbemerkung
5.2 Anforderungen an eine digitale Kassenführung
5.3 Kassen-Taxonomie
5.3.1 Erstellung, Pflege und Grundsätze
5.3.2 Bestandteile der Kassen-Taxonomie
5.3.3 Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV­K)
5.4 Kassen-Nachschau
5.5 Verfahrensdokumentation über ordnungsmäßige Kassenführung
6 Datenübermittlung und elektronische Kommunikation
6.1 Vorbemerkung
6.2 Überblick über die wichtigsten Anwendungsbereiche der Elektronischen Steuererklärung (E-Steuern)
6.3 Vorausgefüllte Steuererklärung (VaSt)
6.3.1 Vorbemerkung
6.3.2 Kritikpunkte
6.3.3 Einbindung der Vollmachtsdatenbank
6.4 Elektronische Kommunikation mit der Finanzverwaltung
6.4.1 Veranlagungs­- und Prüfungsverfahren
6.4.2 Einspruchsverfahren
6.5 XBRL als Standard zur Datenübermittlung
6.5.1 Grundlagen zu XBRL
6.5.2 Grundaufbau eines XBRL-Datensatzes
6.5.3 Bestehende XBRL-Taxonomien
6.5.4 XBRL zur Kommunikation zwischen Unternehmen und Finanzverwaltung (E-Bilanz)
6.5.5 XBRL zur Kommunikation zwischen Unternehmen und Banken
6.5.6 XBRL im Rahmen der Offenlegung von Jahresabschlüssen
6.5.7 XBRL bei Anwendung der Einnahmenüberschussrechnung
7 Digitale Archivierung von steuerrelevanten Unterlagen
7.1 Vorbemerkung
7.2 Rechtliche Aspekte zur Archivierung
7.3 Anforderung an die digitale Archivierung
7.4 Digitalisierung von Buchungsbelegen
7.4.1 Vorbemerkung
7.4.2 Ersetzendes bildliches Erfassen von Buchungsbelegen
8 Digitale Betriebsprüfung
8.1 Vorbemerkung
8.2 Zielgruppen der Finanzverwaltung
8.3 Mitwirkungspflichten des Steuerpflichtigen und deren Durchsetzung
8.4 Digitale Betriebsprüfung: Datenzugriffsrechte der Finanzverwaltung
8.4.1 Unmittelbarer Datenzugriff (Z1)
8.4.2 Mittelbarer Datenzugriff (Z2)
8.4.3 Datenüberlassung (Z3)
8.5 Organisatorische Hinweise zur Vorbereitung kommender digitaler Betriebsprüfungen
8.6 Sonderfälle bei digitalen Betriebsprüfungen
8.6.1 Umgang mit verschlüsselten und signierten Unterlagen
8.6.2 Systemwechsel und Datenmigration
9 Anhang
9.1 Darstellung der Bestandteile des Jahresabschlusses nach den gesetzlichen Gliederungsschemata
9.1.1 Bilanz
9.1.1.1 Bilanzgliederung nach §266 HGB (Größenklasse "groß" und "mittelgroß")
9.1.1.2 Bilanzgliederung nach §266 HGB (Größenklasse "klein")
9.1.1.3 Bilanzgliederung nach §266 HGB (Größenklasse "kleinst")
9.1.2 Gewinn- und Verlustrechnung (GuV)
9.1.2.1 GuV-Gliederung nach §275 HGB (Größenklasse "groß") im Gesamtkostenverfahren
9.1.2.2 GuV-Gliederung nach §275 HGB (Größenklasse "groß") im Umsatzkostenverfahren
9.1.2.3 GuV-Gliederung nach §275 HGB (Größenklasse "klein" und "mittelgroß") im Gesamtkostenverfahren
9.1.2.4 GuV-Gliederung nach §275 HGB (Größenklasse "klein" und "mittelgroß") im Umsatzkostenverfahren
9.1.2.5 GuV-Gliederung nach §275 HGB (Größenklasse "kleinst")
9.2 Vorgehensweise zur Einführung des ersetzenden bildlichen Erfassens von Buchungsbelegen